Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und XRechnung?

Die elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) ist ein elektronisches Dokument mit dem gleichen Inhalt und den gleichen rechtlichen Konsequenzen wie eine Papierrechnung. Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) gemäß EU-Standards ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, elektronisch gesendet und empfangen wird. Zudem ermöglicht sie automatische und elektronische Transaktionen zwischen Spediteuren ohne Unterbrechung.

Die E-Rechnung, die als reines semantisches Datenformat konzipiert ist, ermöglicht den Import von Rechnungsdaten in Verarbeitungssysteme, ohne die Multimediadaten zu unterbrechen. Sie basiert auf dem strukturierten XML-Format, das hauptsächlich nur zur maschinellen Lesbarkeit verwendet wird. Mit Hilfe von Anzeigeprogrammen kann der XML-Datensatz in lesbarer Form angezeigt werden.

Nach dem Mehrwertsteuergesetz (UStG) wird eine elektronische Rechnung nur akzeptiert, wenn sie ursprünglich erstellt und elektronisch versandt wurde. Lagerzeiten von elektronischen Rechnungen sind wie Papierrechnungen. Natürlich müssen E-Rechnungen nicht gedruckt und abgelegt werden. Es gibt viele Anbieter, die garantieren, dass elektronische Rechnungen gemäß dem Audit archiviert werden. Es wird auch erwartet, dass sie in Zukunft in der EU und weltweit verstärkt eingesetzt wird, um die Rechnungslegungsprozesse für alle zu vereinfachen. Es gibt verschiedene Standards oder Spezifikationen, die eine elektronische Rechnungsstellung ermöglichen, wie beispielsweise der XRechnung-Standard.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist die kundenspezifische Version des deutschen E-Rechnung-Systems, das aufgrund der 2014 erlassenen EU-Richtlinie in Betrieb genommen wurde. Der Begriff XRechnung steht für XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell, das auch als kodierte Rechnung bezeichnet wird. In einfachen Worten ist dies keine PDF-Datei oder eine andere textbasierte Anwendung, aber die Daten sind maschinenlesbar strukturiert. Sie kann ohne manuelle Dateneingabe oder Browser automatisch verarbeitet werden. Dies ist für den Austausch von Rechnungen zwischen Behörden und Regierungen in ganz Europa als einheitlicher Standard vorgesehen.

Wer ist von XRechnung betroffen?

Die öffentlichen Auftraggeber bestehen in erster Linie aus Bundesregierungen, Bundesländern und Kommunen. Alle Kunden und Lieferanten der Bundesregierung sowie deren Dienstleister sind verpflichtet, ihre Rechnungen im XRechnung-Format einzureichen und Rechnungen werden mit einem Nettobetrag von mehr als 1.000 € in der öffentlichen Verwaltung und bei Behörden nur im digitalen XRechnung-Format akzeptieren.

Wann ist die XRechnung in Kraft getreten?

Die Umsetzungsfrist für die Bundesländer lief am 18. April 2020 ab. Seitdem ist dieses Format der internationale Mindeststandard für elektronische Rechnungen in Europa. Die Anforderungen an die XRechnung variieren jedoch von Bundesland zu Bundesland. Beispielsweise ist ab dem 27. November 2020 Bremen verpflichtet, allen Geschäftspartnern von Rechnungsempfängern, Rechnungen in der erforderlichen elektronischen Form (mit XRechnung) vorzulegen.

In einigen anderen Bundesländern ist die Situation wie folgt: Baden-Württemberg und das Saarland werden ab dem 01.01.2022, Hessen ab dem 04.18.2024 und Rheinland-Pfalz ab dem 01.01.2024 auf das XRechnung-Format umstellen. Es gibt jedoch auch Regelungen, beispielsweise in Nordrhein-Westfalen, wo der Rechnungssender die Verpflichtung festlegen kann, Rechnungen bei der Bestellung als E-Rechnungen zu versenden. Derzeit gibt es in 14 Bundesländern Regelungen in Form eines ERechV.